之前曾經說到 “共識” 是專案團隊要第一個建立起來的精神堡壘。有網友提問:專案裡面有那些東西需要建立共識呢?
經驗告訴我們,專案團隊的共識起碼要包含:
積極的做事態度+科學的思考邏輯+電腦化的管理工具……
1. “積極的做事態度”就是專案團隊要具備化不可能為可能的勇氣!挑戰有風險的任務時,當時未必能確診結局如何,所以團隊成員們必須要有正面的態度(畏首畏尾與風險管理是隔壁鄰居),上下同心全力以赴。如果成功了自然是勳章與財富接踵而至,英名與功利雙胞而生。如果失敗了至少還會收穫 “敢作敢當(不做縮頭烏龜)” 的名聲與 “經驗值破表(不會重蹈覆轍)” 的實利(嗯,好像……也是名利雙收吔)。仔細想想,當Impossible 變成 I’m possible 的時候,其實也不過是點頭之差(我的頭上多個點)而已,不是嗎?
2. “科學的思考邏輯”就是要建立團隊的執行力,避免不經意的應對進退對專案產生傷害。這些不經意包括:昧於事實、以管窺天、不解大體、不識敵我、不教而戰、因果錯亂、本末倒置、輕重不分、緩急脫序、進展失控、爭功委過、賞罰隨喜……。在專案過程中所有可能發生的不經意行為,都要在專案啟動之前逐一檢視(缺一不可),並且協議立下行規,上下遂行無人倖免(沒有執政王子或在野庶民的差別待遇)。
3. “電腦化的管理工具”就是用電腦彌補專案團隊成員能力不及之處。專案團隊成員應該專注於本分的專業施做,至於專案管理的細節整合與統計分析就交給電腦。也就說,是讓電腦幫助我們排定專案進度計劃、幫助我們沙盤推演檢討各種可行模型、幫助我們統計完工百分比和計算進度落差、幫助我們在遇到亂流時調兵遣將與處變不驚、幫助財務行銷人員超前部署面對即將來臨的波折、幫助客戶培養專案順利推展必能如期完工的信心、幫助利害關係人及時理解專案現況。以上這些絕對不是靠著空中閣樓、舌燦蓮花就能夠應付過關,一定是有一分數據說一分大話拍一次胸脯,沒有電腦站在專案管理背後那是萬萬不可能的!
以上這些共識,直接應用在專案管理上就會孕育而生一系列的活動成果。
1. 專案進度開發模型(方法論)
2. 專案進度精確度要求(進度成果數據)
3. 測量單位(工作細分的上限與下限)
4. 工作分解架構(工作內容分解)
5. 專案進度的維護(正常+異常=平常)
6. 績效門檻(報警系統)
7. 績效量測標準(個人/專案/組織/業界)
8. 進度報告形式(報告週期)
9. 實施SOP文件(口說無憑SOP為證)
下面這幅示意圖,大致說明這些活動成果。
